Benutzung von Notariatsunterlagen in der Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz

Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung der Notarinnen und Notare unterliegen die seit dem 01.01.1950 entstandenen Notariatsurkunden einer Aufbewahrungsfrist von 100 Jahren. Die Notariatsurkunden, die vor dem 01.01.1950 entstanden sind, sind dauernd aufzubewahren. Die Aufbewahrung von Notariatsurkunden in Staatsarchiven, die in § 51 BNotO geregelt ist, weist den Staatsarchiven die Rolle als „tatsächlicher“ nicht aber als „rechtlicher“ Aufbewahrungsort zu.

Danach sind die Notariatsurkunden kein Archivgut, sondern Schriftgut der Notarinnen bzw. Notare und unterliegen damit der Regelung der Bundesnotarordnung (BNotO). Diese verpflichtet die Notarin bzw. den Notar in § 18 zur Verschwiegenheit.

Nach derzeitigem Stand ist eine Benutzung nur nach den Bedingungen des § 51 Abs. 5 BNotO, also insbesondere nach Genehmigung durch die Notarin bzw. den Notar (gegebenenfalls durch die bzw. der Nachfolgende im Amt) oder das Amtsgericht (gegebenenfalls durch das in der Funktion nachfolgende Amtsgericht), welcher bzw. welches die Unterlagen an das Staatsarchiv (folglich das Landesarchiv Speyer oder das Landeshauptarchiv Koblenz) abgegeben hat, möglich. Ob eine solche Genehmigung bereits vorliegt oder die Benutzerin oder der Benutzer diese bei der Notarin bzw. dem Notar oder dem Amtsgericht einholen müssen, kann im Einzelfall vorab bei der jeweils zuständigen Stelle der Landesarchivverwaltung in Koblenz und Speyer erfragt werden.

Die Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz bemüht sich derzeit intensiv um eine Lösung im Sinne einer liberaleren Benutzung.“

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