Unsere Beratungsangebote

Die Einführung elektronischer Systeme zur Aufgabenerledigung stellt für die Behörde wie auch für das zuständige Archive einen gewaltigen Umbruch dar. Die Implementierung von Vorgangsbearbeitungssystemen ist ein ebenso kostspieliger wie zeitaufwendiger Prozess, der zahlreiche Kräfte bindet und sämtliche Arbeitsabläufe einer umfassenden Überprüfung unterzieht. Fehlplanungen wirken sich nicht nur nachteilig auf der Kostenseite aus, sondern erfordern zu ihrer Behebung weiteren Einsatz von Ressourcen.

Die Bedeutung von Aktenplänen und Registratur- und Geschäftsordnungen hat in den vergangenen Jahren in vielen Behörden deutlich nachgelassen. Mit der Einführung elektronischer Systeme erfahren die Grundregeln der Schriftgutverwaltung einen ganz neuen, zentralen Stellenwert. Nur über den konsequenten Einsatz der Akten- und Geschäftszeichen sind Vorgänge in der elektronischen Umgebung zu formieren, ist Zusammenhängendes zu kennzeichnen und wiederzufinden. Die elektronische Abbildung von Geschäftsabläufen kann nur gelingen, wenn den Entwicklern deren Grundzüge und Strukturen erfolgreich vermittelt werden. Bereits hier können Archive im Vorfeld helfend tätig werden, indem sie ihre umfassenden Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung einbringen und so einen Beitrag leisten zur wirtschaftlichen und effzienten Implementierung elektronischer Systeme.

Sind so die Voraussetzungen zur Entstehung und Bildung authentischer Unterlagen in elektronischen Systemen geschaffen, können die Archive beratend tätig werden, wenn es um Fragen der dauerhaften Rechtssicherheit und langfristigen Verfügbarkeit dieser Unterlagen geht. Welche Formate sollten Sie bevorzugen, wenn Sie Ihre Daten auch in 10 Jahren noch benötigen? Welche Schnittstellen benötigen Sie zum Austausch Ihrer Daten mit anderen Behörden? Diese und viele andere Fragen kompetent und sachgerecht zu beantworten, gehört zum Aufgabenspektrum moderner archivischer Tätigkeit. Gerade in solchen Umbruchphasen ist ein enger Kontakt zwischen Archiv und Behörde unabdingbar, um Fehlentwicklungen und Mehrarbeit zu vermeiden. Da sie ihre Dienstleistung auf diesem Gebiet für alle Behörden des Landes anbieten, verfügen die Landesarchive über ein breites Spektrum an Wissen und Kenntnisse über die am Markt befindlichen Systeme und ihre Funktionalitäten. Besser als es einer einzelnen Behörde möglich ist, konnten die Landesarchive so einen Überblick über die verschiedenen elektronischen Systeme gewinnen, der den Behörden zugute kommt.

Das digitale Zeitalter wirkt sich damit auch unmittelbar auf die Archive selbst aus, denn die in den Vorgangsbearbeitungssystemen entstehenden digitalen Unterlagen müssen zur Sicherung von Rechts- und Kulturgütern ebenso wie Papierakten dem  zuständigen Landesarchiv übergeben werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. So, wie die Landesarchive die Behörden bislang von den nicht mehr benötigten Papierakten entlastet haben, werden sie künftig die Dienststellen des Landes von den elektronischen Unterlagen entlasten. 

 

 

Fragenkatalog für einen ersten Überblick über ein Dokumentenmanagementsystem